Promocionando Eventos con apoyo de Redes Sociales

La oferta de eventos, fundamentalmente de eventos profesionales, ha crecido de manera exponencial en los últimos años. Por ese motivo, los organizadores se han visto en la necesidad de reforzar sus mensajes y los medios para informar a sus potenciales asistentes. En este sentido, la utilización de las redes sociales como herramienta informativa de contacto aporta un plus de inmediatez y de diferenciación con la competencia que debe ser aprovechado.

Antes del Evento

#1: En el momento del registro

No es necesario, y de hecho no es conveniente, esperar al día del evento para generar word of mouth (wom) sobre el mismo. Si queremos tener notoriedad y conseguir repercusión debemos aprovechar los puntos previos de interacción con nuestro público asistente como puede ser el momento de la inscripción. Podemos contar para este aspecto con servicios como Eventbrite (punto de venta de entradas para eventos) donde los asistentes comparten información sobre el acto en las distintas redes sociales en el momento en el que se registran. Los beneficios son claros, por cada 45 "me gusta" en facebook se genera una nueva venta (con precio de venta 60$), es decir, cada "like-box" tiene un valor de 1,34$.

#2: Compartiendo detalles sobre el evento

Los incentivos económicos son una técnica válida para motivar que los asistentes compartan detalles sobre el evento que va a tener lugar. Como ejemplo tenemos la próxima reunión sobre Marketing Online que se celebrará en San Diego, California, donde te hacen un descuento de 100$ si compartes información del evento con tus amigos en las redes sociales.

#3: Creación del hashtag compartiendo detalles sobre el evento

En toda la comunicación y publicidad del evento se ha de promocionar de forma conveniente el hashtag asociado al mismo, de manera que se anime al público a usarlo desde un principio y se evite en la medida de lo posible variaciones sobre el hashtag original que dificulte el seguimiento de la conversación.

#4: Personalizar el evento en función del feedback de tus clientes

Conocer las expectativas de tu público objetivo acerca del evento que estás preparando supone un input importantísimo para hacer del mismo un éxito.Para lograr esta información podemos hacer uso de algunas herramientas que te permiten generar cuestionarios sencillos como es el caso de TwtPoll que ya está siendo usada por gigantes como la CNN, Microsoft, Time, Nintendo, T-Mobile, Nokia y muchos otros.

Durante el Evento

#5: Creación de un backchannel

El backchannel supone un segundo espacio de proyección donde se muestran en tiempo real las conversaciones de la gente relacionadas con una determinada disertación. Es decir, el backchannel posee la capacidad de transformar la conferencia clásica unidireccional, donde una persona habla y el resto escucha pasivamente, en una conversación viva entre docenas de personas, presentes o no en el evento. El backchannel derriba los muros de los salones de conferencias, añadiendo una nueva dimensión a la experiencia de las presentaciones. Representa uno de los triunfos de la Web 2.0 como herramienta de intercambio y polinización de ideas.

#6: Evento virtual

Si no tenemos suficiente espacio físico para el volumen de demanda de asistentes, o numerosas personas interesadas en el evento no han podido desplazarse al mismo, podemos contar con la opción de vender entradas virtuales. Todo ello acompañado de soluciones de video streaming ofrece una solución muy interesante para las empresas. Las preguntas de los asistentes virtuales pueden ser expuestas y respondidas gracias a la creación de un backchannel que permita su participación activa.

Así mismo, podemos incluir la visita virtual al área expositiva, con acceso a los stands virtuales  y su información correspondiente.

#7: Compartiendo Imágenes

Involucrar a los propios asistentes en la creación del material audiovisual del evento, a través de un mínimo incentivo como puede ser un concurso a "la foto más divertida", es una manera más de reforzar la satisfacción de los asistentes al evento. La creación de una cuenta oficial en Flickr nos sirve como plataforma para hacer llegar el reportaje gráfico del evento a todos aquellos que estén interesados, facilitando además la compartición de las instantáneas de los asistentes en las redes sociales, lo que además supone la prolongación en el tiempo del propio evento y una manera de reforzar su imagen.

 Después del Evento

#8: Dar acceso a las presentaciones y vídeos de la jornada

La propia web de la empresa se convierte en el principal lugar de acceso a toda la información recopilada del acto. Dicha web comunicada con los canales Youtube, Slideshare y Flickr proporciona todo el contenido audiovisual necesario para recordar los aspectos más relevantes de la sesión, generando además tráfico web adicional a la empresa.

 Conclusión

Las redes sociales deben ser vistas como una manera revolucionaria no sólo de informar sobre un evento y facilitar la inscripción en el mismo,  suponen una nueva manera de plantear el propio evento rompiendo las barreras del lugar de celebración, de su capacidad e incluso de la imposibilidad física de asistir a todas las actividades del evento.

El resultado de su uso deriva en una mayor satisfacción para los asistentes, una importante diferenciación con respecto a la competencia, una mejora en nuestra imagen de marca y, por supuesto, una mayor rentabilidad para este tipo de actos.